編制會計分錄是會計的日常工作，會計分錄編制的正確、規(guī)范與否直接影響該帳戶業(yè)務(wù)發(fā)生的真實情況，最終影響會計信息的質(zhì)量。手工方式下，會計人員可以編制各種會計分錄，雖然有些不符合規(guī)范，但記賬人員可以根據(jù)會計分錄分析后再登記賬簿，期末根據(jù)各帳戶的余額分析編制報表，而電算化方式下，會計分錄怎么做它就怎么記，機器不會象手工方式那樣先分析后記賬，因此會計分錄編制的質(zhì)量高低在很大程度上影響報表的編制，尤其是損益類科目會計分錄的編制。但會計分錄要根據(jù)科目的屬性來編制，這樣才能做到既滿足編制報表的需要，又符合會計制度規(guī)定和會計處理規(guī)范，所以在做一些重要業(yè)務(wù)的會計分錄時，首先要設(shè)置好所涉及科目的屬性，然后再根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容編制會計分錄，下面就以費用和收入的業(yè)務(wù)處理為例來說明科目屬性的設(shè)置對編制分錄和報表的影響。

　　電算化方式下會計分錄的編制方式與手工編制大部分是相同的，但有部分會計分錄的編制與手工方式存在一定的差異，需要對以前手工編制方式進行一定的修改才能滿足電算化的需要。例如：人事部李某退回差旅費800元，手工會計分錄如下：

　　借：現(xiàn)金 　　　　　　　　　 800

　　貸：管理費用—差旅費 　　　800

　　手工方式下，期間費用類帳戶一般是借方分析式多欄賬，平時發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到月底時從總賬貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額，明細賬仍然用紅字從借方轉(zhuǎn)出。對于上面這筆業(yè)務(wù)，記賬人員在記賬時就會用紅字（但分錄金額本身是貸方藍字）登記到“管理費用-差旅費”賬戶的借方，從而造成賬證不一致，但不影響會計報表的編制，而會計電算化方式下仍然這樣編制的話，軟件在記賬時會直接登記到“管理費用-差旅費”賬戶的貸方，這樣就影響報表從“管理費用”賬戶的取數(shù)，因為報表取數(shù)一般是從期間費用類賬戶的借方取數(shù)，如果等到月底所有損益類科目結(jié)平并記賬以后，這時仍然從借方取數(shù)的話，很顯然就不正確了。如果在手工賬和電算化并行期間，手工賬仍然將此筆業(yè)務(wù)用紅字記到“管理費用-差旅費”的借方，而機內(nèi)賬將這筆業(yè)務(wù)記到“管理費用-差旅費”賬戶的貸方，這樣就會造成“管理費用-差旅費”手工賬的借貸方發(fā)生額與機內(nèi)賬不一致。因此，電算化下對此類業(yè)務(wù)的處理仍然象手工那樣的話，會嚴重影響會計報表的編制和電算化的運用效率。為了不影響報表的編制，適應(yīng)電算化的會計處理的特點，會計人員要改變這類業(yè)務(wù)的處理方法，就不會出現(xiàn)以上問題，下面就上面的例子先介紹幾種普通處理方法：

　　第一種、借貸紅字法：

　　借：管理費用—差旅費 　　　 800（紅字）

　　貸：現(xiàn)金 　　　　800（紅字）

　　這種方法旨在將費用類平時發(fā)生的貸方發(fā)生額用借方紅字編寫，這與手工方式方下登記費用貸方發(fā)生額時用紅字登記的方向一致。這樣編制雖然滿足了報表對費用的取數(shù)要求，但不能反應(yīng)“現(xiàn)金”賬戶的真實業(yè)務(wù)情況，且該種做法的前提是該單位采用的記賬憑證格式是通用記賬憑證格式。如果該單位的記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類，這筆業(yè)務(wù)本身就是是收款業(yè)務(wù)，但這張憑證填寫的卻是付款業(yè)務(wù)，這就讓人費解。如果該單位是先做手工憑證，然后再按照電算化要求將手工憑證輸入機內(nèi)，手工編制仍然按照正常方式編制，電算化憑證按照上面第一種方法編制，這樣就會造成手工憑證與機內(nèi)憑證不一致，再說該單位實行電算化以后，出于對貨幣資金的重視，仍然要求出納人員每天手工登記現(xiàn)金和銀行存款明細賬，是根據(jù)手工憑證是用藍字登記到借方，還是根據(jù)機內(nèi)憑證用紅字登記到貸方呢?如果用藍字登記到借方，就會導(dǎo)致現(xiàn)金手工賬與機內(nèi)賬不一致，如果用紅字登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，紅字就更讓人難以理解。因此，電算化方式下此類憑證的編制方法仍然有不妥之處。

　　第二種、借方紅字法

　　用紅字沖減費用支出數(shù)，用藍字借記現(xiàn)金增加數(shù)，處理如下：

　　借：管理費用—差旅費 　　800

　　借：現(xiàn)金 　　 800

　　手工方式下這種做法雖然不符合借貸法記賬原則，但可以過賬。電算化方式下，有的軟件為了方便客戶的應(yīng)用要求，可以將軟件設(shè)置為會計分錄只有借方或貸方，只要分錄金額不為零，所有分錄金額匯總為零，就可以保存和過賬，這既違背了借貸記賬法的記賬規(guī)則，僅有借方或貸方，也違背了財政部[財會字（1994）第27號]文件《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的第十五條第四款的規(guī)定，即違背了在輸入記賬憑證過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：“正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”。

　　這種做法雖然解決了會計報表對費用的取數(shù)要求和現(xiàn)金的登記管理要求，杭州淘寶攝影公司但很大程度上不符合會計處理規(guī)范，因此這種做法也有欠妥之處。

　　第三種、過渡科目法

　　以上兩種處理方法在一定程度上滿足了會計報表的編制要求，但會計處理方式上都有欠妥和不規(guī)范之處，為了既滿足會計報表的編制要求又符合會計處理規(guī)范要求，下面就用過渡法來處理，過渡科目可以任意設(shè)置，但月底必須要結(jié)平，具體處理如下：

　　①　借：現(xiàn)金 800

　　貸：過渡科目 800

　�、诮瑁汗芾碣M用—差旅費 　800

　　貸：過渡科目 　 800（紅字）

　　這樣處理雖能滿足報表的編制和會計處理規(guī)范要求，但是如果每月此類業(yè)務(wù)較多的話，每筆業(yè)務(wù)需要分兩次做，這就顯得非常麻煩。

　　采用以上三種處理方法雖然解決了報表編制問題，卻帶來了其他一些問題。第一種方法不能反映“現(xiàn)金”賬戶業(yè)務(wù)的真實情況，雖然余額一致，但機內(nèi)賬不能憑借貸發(fā)生額來反映其收支情況;第二種方法不符合借貸記賬法的記賬原則;第三種方法需要引用過渡科目，無形中增加了工作量，平時處理時要非常細心，而且月底時要檢查過渡科目是否結(jié)平，如果損益類科目都有這種情況的話，就顯得煩瑣。 [責(zé)任編輯：編輯部]

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